生產(chǎn)型企業(yè)物流采購的流程和管理

1.生產(chǎn)型企業(yè)物資采購的流程 

生產(chǎn)型企業(yè)物資采購的業(yè)務流程不僅因企業(yè)而異，而且即使在同一個企業(yè)內(nèi)部，不同生產(chǎn)型企業(yè)物資采購的業(yè)務流程也會存在一定的差異。通常情況下，這種差異主要表現(xiàn)在采購來源，采購方式以及采購對象等業(yè)務作業(yè)細節(jié)上。雖然采購流程存在著以上種種差異，但歸結(jié)起來，其基本采購流程主要由以下幾個程序組成。 

(1)在項目、生產(chǎn)、組織、設計完成以后，物資計劃員根據(jù)工程部制定的滾動生產(chǎn)計劃，利用技術部制定的材料清單，將生產(chǎn)計劃拆分成材料需求計劃，并結(jié)合現(xiàn)場的實際需求，同時考慮原材料庫存制定出原材料采購計劃或書面請購單，轉(zhuǎn)發(fā)至采購部門用來作為采購業(yè)務依據(jù)。 

(2)采購員收到原材料采購計劃或請購單后，在原有的供應商中選擇誠信良好的廠商，通知其報價，或通過招、議等形式詢價，并通過各種渠道了解可能的供應商后，將經(jīng)批準的書面采購訂單發(fā)送至合適的供應商處。 

(3)如果供應商能夠滿足訂單的要求，它將返回一張訂單確認通知，這筆業(yè)務將按照正常的業(yè)務過程進行。如果不能滿足訂單要求，它將提議更改送貨的日期、數(shù)量或者價格。采購員將重新確認價格，同時到材料計劃員處核對供應商提議是否符合生產(chǎn)計劃的需要。如果不符合，采購員還必須再和供應商協(xié)商達成妥協(xié)。而且即使妥協(xié)達成后，由于工程設計變更還可能會改變對采購原材料的需求。一旦這種變更產(chǎn)生，材料計劃員必須再和采購員聯(lián)系，采購員再與供應商溝通，上述過程不斷重復進行，直至最后簽訂供貨協(xié)議。 

(4)簽約定貨后，應依據(jù)合約規(guī)定，督促廠商按時交貨。貨到使用單位后，使用單位的質(zhì)檢部門、保管人員到現(xiàn)場對標的物的尺寸、數(shù)量和質(zhì)量依據(jù)國家標準進行驗收。 

(5)廠商交貨檢驗合格后，隨即開具發(fā)票、首先由采購部門核對發(fā)票的內(nèi)容是否正確，并填寫物資采購驗收單并與發(fā)票(附材料清單)一起到財務部門掛賬后付款。付款時，采購部門填寫付款申請單，然后轉(zhuǎn)交財務部門。凡廠商所交貨品與合約規(guī)定不符或驗收不合格者，應依據(jù)合約退貨，并立即辦理重購手續(xù)，予以結(jié)案。 

2.生產(chǎn)型企業(yè)的物資采購管理模式 

生產(chǎn)型企業(yè)物資采購有以下兩個特點： 

(1)采購物資的多樣性：一方面，企業(yè)產(chǎn)品與其他工業(yè)產(chǎn)品相比，體形格外龐大，因此需要大量的企業(yè)材料、制品、構(gòu)件和配件，且其復雜的生產(chǎn)過程也需要大量的生產(chǎn)機械設備。而且由于制品、構(gòu)配件沒有統(tǒng)一的標準，為了符合企業(yè)設計的要求，同一種材料也會有不同的規(guī)格。因此生產(chǎn)企業(yè)采購的物資品種繁多、規(guī)格復雜占據(jù)物資的十八大類五萬多個品種。另一方面，由于企業(yè)設計者的水平技術高低不同，欣賞水平和愛好存在差異，以及生產(chǎn)企業(yè)的經(jīng)濟、技術、自然條件和社會條件的不同，使得企業(yè)產(chǎn)品在規(guī)模、形式、構(gòu)造、裝飾、生產(chǎn)、組織等方面千變?nèi)f化，并經(jīng)常需要運用新結(jié)構(gòu)、新材料、新技術、新工藝等。 

(2)物資供應的多變性：企業(yè)產(chǎn)品的生產(chǎn)地點是統(tǒng)一的、固定的，使用單位是全方位的，這就決定了企業(yè)產(chǎn)品生產(chǎn)的不固定性。生產(chǎn)企業(yè)根據(jù)用戶的不同需要生產(chǎn)出用戶滿意的產(chǎn)品，生產(chǎn)中使用的材料不僅要隨著產(chǎn)品的變動而變動，需求的規(guī)格也是多變的，由于市場逐利原因不是暢銷材料常常采購不到，直接影響生產(chǎn)的正常進行。這就需要做好材料的代用工作，從而增加了物資供應的不確定性。因此不能使材料的采購供應規(guī)范化、標準化，而需要靈活多變的物資供應才能滿足生產(chǎn)的需要，否則可能會造成生產(chǎn)的混亂。

3.供應鏈的生產(chǎn)型企業(yè)物資采購管理的特點 

3.1基于供應鏈的生產(chǎn)型企業(yè)物資采購管理的兩個層次 

(1)技術層次上的采購管理：供應鏈管理應該服務于企業(yè)的目標，即滿足客戶的價值要素，因而企業(yè)的采購管理必須保證生產(chǎn)的產(chǎn)品或服務能夠及時、準確滿足客戶需求。所以，在供應鏈管理條件下，企業(yè)采購管理的任務要以企業(yè)外部市場需求變化為依據(jù)，通過有效的經(jīng)濟管理活動，為企業(yè)生產(chǎn)提供強有力的物質(zhì)保障。從技術層面的角度出發(fā)，企業(yè)采購管理首先需要考慮應采用什么技術手段與方法來保障企業(yè)的產(chǎn)品制造活動的物資供應。而有關技術層面的采購管理應著重考慮降低采購成本、降低庫存、提高采購質(zhì)量、縮短采購周期四個方面。 

(2)戰(zhàn)略層面上的采購管理：供應鏈管理下的企業(yè)采購是建立在供需雙方良好合作基礎上的，企業(yè)采購管理的范圍必須擴展到企業(yè)的外部環(huán)境，管理重點從傳統(tǒng)的內(nèi)部事務管理轉(zhuǎn)向企業(yè)外部資源管理。這里所謂的企業(yè)外部資源管理是指企業(yè)間協(xié)作關系的建立、發(fā)展與維護。建立企業(yè)間的合作伙伴關系是一個戰(zhàn)略性問題，它涉及到企業(yè)雙方的資源、經(jīng)營戰(zhàn)略、發(fā)展目標等戰(zhàn)略因素。因此，企業(yè)的供應鏈采購管理在從事外部資源管理時，應該從企業(yè)戰(zhàn)略的高度考慮如何選擇確定供應商和與其建立什么樣的戰(zhàn)略伙伴關系，以此解決采購技術層次上的問題，滿足采購企業(yè)的供應需求，摒棄那種為了生產(chǎn)供應需求尋找貿(mào)易伙伴的做法。 

傳統(tǒng)物資的采購模式下，采購活動主要圍繞價格而展開。價格因素是采購考慮的最重要的因素，甚至很長一段時間以來都是采購活動考慮的唯一要素。因此，企業(yè)為了取得價格上的優(yōu)勢，一般多采取多貨源采購策略，通過增加供應商的數(shù)量來降低采購的價格。在供應鏈管理模式下，采購需要考慮的因素發(fā)生了明顯變化。越來越多的企業(yè)意識到產(chǎn)品的采購價格只是總成本的一部分，產(chǎn)品的質(zhì)量對總成本也有相當?shù)挠绊憽?nbsp;

高質(zhì)量的原材料或零部件將有更長的生命周期，導致較低的總生產(chǎn)成本或較高的產(chǎn)成品價格和質(zhì)量。在當前買方市場下，產(chǎn)品的高價格或者低質(zhì)量都將極大地影響產(chǎn)品在市場中的競爭力。面對激烈的競爭，企業(yè)需要快速響應顧客需求，在這種情況下，交貨及時性和交貨提前期就顯得尤為重要。因此，采購方制定采購策略時，肯定會考慮到交貨及時性和交貨提前期這兩個因素。正因為如此，在供應鏈管理的基礎上實行采購管理時，選擇和評價供應商時，要充分考慮到交貨及時性和交貨提前期這兩個因素。如果這兩者不能得到足夠的保障，那么供應鏈的整體優(yōu)勢將無法體現(xiàn)。